“供應鏈+”促進庫存資產管理系統(tǒng)建立

　　――濟南分公司“一鍵式”庫存管理邁出堅實步伐

　　為提高物料供應對網絡建設和市場運營的支持能力，提高倉儲物流和資產管理水平，濟南分公司全面梳理倉儲物流工作中的問題，在流程再造的基礎上，自行開發(fā)部署“庫存資產管理系統(tǒng)”，實現了庫存資產的統(tǒng)一申請、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調撥、統(tǒng)一核算，為物資器材零庫存、一鍵式目標管理奠定了堅實的基礎。

　　梳理責任關系 延伸物流管理范圍

　　過去，器材管理部門按照出庫簽字手續(xù)進行發(fā)料，對出庫后的物料用途落實情況缺乏監(jiān)督，造成出庫物料與固定資產對應不起來，甚至有不少出庫物料并未及時用于工程施工，庫外積壓、挪用，丟失的情況比較普遍。財務環(huán)節(jié)忽略了器材入庫管理和出庫物料使用結果，只是籠統(tǒng)地把出庫物料登記為固定資產，既失去了監(jiān)管作用，也使得固定資產賬實不符、統(tǒng)計困難。

　　明確了問題所在，解決問題的導向也就更加清晰。去年下半年，濟南分公司組織專門小組認真研究，提出了“突破傳統(tǒng)，流程再造”解決方式，針對物料入庫、出庫，以及出庫后存在的問題，制定了《關于完善器材供應管理工作的報告》、《器材出庫后的延伸管理辦法》，梳理了管理責任關系，規(guī)劃了新的管理流程，制定了解決問題的辦法。新的管理流程設計，對有關職責和做法進行了較大調整。明確要求：嚴格入庫手續(xù)，入庫手續(xù)不全的不能進入付款環(huán)節(jié)。對所有器材建立條碼系統(tǒng)，結合入庫、出庫“一本帳”，方便定期盤庫。三是延伸物流管理職責。器材需求要有詳細的用途和工程項目編號，按照項目設計預算和實際施工計劃進行備庫、撥料。在完善信息和落實責任的基礎上，大大簡化用料審批簽字手續(xù)。四是確保物料管理與其他工作流程的良好銜接。比如按工程項目編號統(tǒng)一管理、支持工程設計中直接查詢和指定特殊物料、營業(yè)銷售數據與預撥料的數據共享等。新的管理流程最重要的變化，是要求物料管理環(huán)節(jié)跟蹤管理。只有在預撥付的物料完全實現其用途后，結合業(yè)務數據和工程驗收結果，集中進行物料核算、正式辦理出庫和固定資產轉移手續(xù)。

　　開發(fā)和部署支撐系統(tǒng) 高效實現流程職責

　　系統(tǒng)不是孤立的，是流程再造的工具，是管理思想的體現。濟南分公司確立了建立完善新的流程，梳理明確新的職責，再開發(fā)部署庫存管理系統(tǒng)的開發(fā)思路，既實際實用，又可以做到又快又好。在流程方案基本確定以后，分公司用兩個月的時間，組織開發(fā)完成了“庫存資產管理系統(tǒng)”。

　　通過軟件系統(tǒng)，新流程中的各項工作得以方便地執(zhí)行，各項監(jiān)管工作得以輕松實現。在工程項目立項和設計時，倉庫也自動獲取立項和物料清單，形成施工計劃后，系統(tǒng)可根據入場計劃自動形成撥料計劃。結合“實物代管工廠”、“特殊庫存類型”和“庫存狀態(tài)”設置，將有賬有物、有賬無物、有物無賬各類物資全部納入系統(tǒng)統(tǒng)一管理。

　　在開發(fā)過程中，分公司結合實際，不斷優(yōu)化系統(tǒng)設置，修改了6個業(yè)務流程，5個管理規(guī)范；配置了廠家、庫存地點、移動類型、采購訂單等共計9個方面的幾萬條數據；新增加了角色11個，處理了658個用戶的權限，為用戶分配角色的條目數到達3948條；導入物料主數據316362條、期初庫存1799條（不包含條形碼的總條數），實現庫存數據抽取和統(tǒng)計功能，真正建立了“一本賬”庫存資產管理系統(tǒng)。

　　系統(tǒng)平臺結構框架采用分級倉庫模式，在濟南分公司總倉庫下，縣區(qū)分公司為二級倉庫，鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作站為三級倉庫。在系統(tǒng)平臺搭建調試過程中，濟南分公司因地制宜，結合倉儲管理實際，確定了分批次，按特點入庫的方案：以財務對帳單為前提，商河分公司歷史數據清晰，依據借料單入庫；濟陽、長清分公司三級倉庫數量多、物料種類多，依據實際物料入庫；平陰分公司倉庫物資管理明確，采用借料單與盤點數據相結合方式入庫，實現各倉庫間的真正對接。

　　要把系統(tǒng)用好，不僅僅是部署軟硬件，更重要的是實現工作方式的轉變。今年4月份，濟南分公司啟動了縣區(qū)庫存資產管理系統(tǒng)部署工作，研究制訂了《倉儲資產管理系統(tǒng)建設實施方案》，市公司成立了倉儲信息化建設工作領導小組，組建了由縣區(qū)分公司經理為本區(qū)項目負責人，財務、物流人員為協調人，庫管員和鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作站為實施人的建設團隊，負責系統(tǒng)結構、方案制定、數據管理、庫存盤點以及上線前的培訓與指導等工作，定期召開專題討論，解決建設實施中的各種疑難問題。組織多部門聯合進行庫存盤點清查，整理、核對數據資料，確保實物庫存數量與系統(tǒng)庫存數量準確一致，為系統(tǒng)上線提供準確的基礎性數據。

　　“供應鏈+”助力　實現庫存管理多元化

　　系統(tǒng)的強制性、方便性、實用性，是成功關鍵，但更重要的是人的習慣轉換。濟南分公司借助“供應鏈+”思維，將庫存管理系統(tǒng)建成多層次、多元化的管理系統(tǒng)，供應鏈條上包括需求、計劃、出入庫、結算等各個環(huán)節(jié)，有效地將用料、庫存管理、財務等部門貫穿起來，通過靈活的設置實現對庫存物品的入庫、出庫、移庫、盤點、補充訂貨和生產補料等全面的控制和管理，方便公司及時了解和控制庫存成本和資金占用情況，使企業(yè)的管理工作進入現代化、科學化的新階段，從而提升管理檔次、提高工作效率，為公司帶來更大的經濟收益。

　　倉儲資產管理系統(tǒng)，責任人明確，物料數據一目了然，物料種類和價格精確，縮短了領料周期，提高了倉庫材料的管理效率。面對紛繁復雜的各類材料，月底進行盤點貨物時，原來需要手工翻賬本查找核對，現在庫存盤點進出庫手續(xù)辦理只要在庫管系統(tǒng)中輸入數據即可快速打印手續(xù)，實現無間歇辦理，一鍵化管理目標。

　　“厘清了可以記錄固定資產和維修消耗的材料，準確地核算材料運營成本?！边@是庫存管理系統(tǒng)實施以來，最顯而易見的成效。新上線的庫存管理系統(tǒng)，實現了材料使用各環(huán)節(jié)全程可控，只有使用部門或者下級倉庫把物料申請轉入正式庫，材料的使用狀態(tài)、使用單位就會在系統(tǒng)有所體現，工程驗收或者維護消耗后方可辦理出庫，保證了資產管理更加規(guī)范化、合理化。

　　契合濟南分公司大力推行的網格化管理，確保了系統(tǒng)材料的安全運行。新的庫存管理系統(tǒng)，對于施工隊建設工程的領用料，由運維部按照規(guī)劃圖紙系統(tǒng)內創(chuàng)建領料單，根據工程進度進行補料、退料、辦理竣工手續(xù)，逾期沒有辦理退料的將停止該施工隊一切領料，特殊情況須報主管部門和公司領導批準，庫管系統(tǒng)應用，能約束施工隊及時把剩余材料退回倉庫，大大降低了材料流失，杜絕材料浪費。

　　庫存管理是企業(yè)物流系統(tǒng)中的重要環(huán)節(jié)，是企業(yè)實現現代化管理的基礎。濟南分公司堅持“統(tǒng)籌安排、統(tǒng)一標準、優(yōu)化完善、分步實施”原則，推動系統(tǒng)不斷升級完善，推進實現零庫存目標，材料管理流程更加清晰、預算控制更加有效、決策更加科學。